フォルダにパスワードを設定し、社内秘の情報を共有したい場合の対処法

状況

社内の別の部署から、社内秘の情報を管理・共有できる仕組みを求められた。

環境

windows10
terastation
サイボウズ

解決方法

1.フリーソフトでファイルをパス付zip圧縮
2.(社内共有サーバがあるなら)共有フォルダを作成し、アクセス制限を設定する
http://buffalo.jp/download/manual/html/lsxl/accesslimit01.html
3.(社内共有スケジューラーサービスがあるなら)ファイル管理アプリで共有フォルダを作成し、アクセス制限を設定する

今回は3を選択

解決方法の選択理由

社内共有スケジューラーサービスのファイル管理アプリは、本来こういった用途を想定しており、設定が容易にできたため。
また、社内共有スケジューラーをより活用する機会になり、社内情報の共有がより浸透するというメリットも見込めたため。

※画像は社内秘に抵触するので貼り付けられません。

1と2を採用しなかった理由

1.更新する度に毎回下記作業をするのは手間なので却下
・zip保存
・パス設定
・アップロード

2.社内共有サーバの担当者が不在で、ディスプレイの設置から始めなくてはいけないなど対応に手間がかかるため却下

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