メーリングリストの作成方法(outlook編)

トラブルの起きやすいユーザー

非IT企業のPC管理担当者

状況

関係者の多いプロジェクトで、ITに弱い担当者が連絡漏れを防ぐために上司から作成するよう指示された。
検索してみても、情報を読み解くことができなかったため、PC管理担当者に問い合わせがきた。

環境

windows10
outlook2016

担当者が自分で解決できなかった原因

「メーリングリスト」という言葉にとらわれてしまい、機能自体を把握できていなかった。
検索した際に出てくる「グループの作成」という内容が、「メーリングリストの作成」と同じ意味を指すことが理解できなかった。

初心者は言葉を少しでも変えられてしまうと、自分がしようとしたことと違うことではないかという不安に襲われてしまう。
そのため、解決にあたる情報を読んでいても、自信が持てず実行できないという事態に陥ってしまう。

解決方法

【担当者との確認事項】
・「メーリングリスト」が一つの呼び名であり、同じ機能を意味する様々な言葉があることを教える
・果たしたい案件に対し、機能として必要なものはどういう内容かを確認させる

【outlookでの作成方法】
outlookでのメーリングリストの機能である「連絡先グループ」を作成する

解決までの手順

1.outlookを開いて、左下にある人型のシルエットが並んだアイコンを押します。

2.下記画面に移ります。

3.「新しい連絡先グループ」を押します。

4.下記画面が開きます。「名前(M)」と表示されている枠の中に自由な名前を打ちます。
※下記の例では「メーリングリストtest」と打ち込んでいます。

5.次に「メンバーの追加」を押します。

6.メーリングリストに登録する連絡先を入力していきます。

※もしoutlookの連絡先に登録した情報を使う場合は「outlookの連絡先から」を押します。

7.連絡先を登録します。
※基本的には「表示名」と「電子メールアドレス」の項目を入力したら、「ok」を押してください。

8.必要な分だけ連絡先を入力したら「保存して閉じる」を押します。

9.メーリングリストが完成しました。

10.メールを送信するには、作成した連絡先グループを押して、電子メールを押します。

※普段の受信トレイから、メールを作成した際でも送信できます。

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